Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 28.04.2025/Pykälä 121

Kaupunginhallitus 28.04.2025 § 121  

211/02.08.00/2025  

Valmistelija: Henkilöstöjohtaja Mira Hirvonen-Ylinen

Seloste ja perustelut: Ylöjärven kaupunki ja Nokian kaupunki ovat yhteisesti kilpailuttaneet palkanlaskenta- ja hr-järjestelmäkokonaisuuden, joka mahdollistaa modernit ja sujuvat palkanlaskennan ja hr-toimintojen työskentelytavat sekä automaatioratkaisut. Tarjouspyynnön mukaan järjestelmäkokonaisuus hankitaan SaaS-mallisena palveluna sisältäen järjestelmän käyttöönoton, ylläpidon ja tuen.

Hankinnan valmistelussa on käytetty hankintaosaamista Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:ltä. Kilpailutus on toteutettu yhteishankintana siten, että molempien kuntien tulee tehdä yhteneväiset hankintapäätökset asiassa etenemiseksi. Nokian kaupunginhallitus käsittelee asiaa 28.4.2025.

Tarjouspyynnössä hankintaa käsitetiin yhtenä kokonaisuutena: palkanlaskenta ja hr-toiminnot. Tarjouspyynnön mukaan palveluntoimittajaksi tarjouspyynnön alaiseen kokonaisuuteen valitaan yksi sopimustoimittaja, eikä tarjousta voinut jättää kokonaisuuden sisällä yksittäiseen osioon. Tarjous tuli jättää molemmille tilaajille (Ylöjärvi ja Nokia). Tarjouspyynnön mukaan valittavan ratkaisumallin tulee olla julkishallintoon sopiva. Palkanlaskenta- ja hr-osioiden tuotantokäyttö aloitetaan 1.1.2026. Ennen tuotantokäyttöä koko ohjelmiston tulee olla Ylöjärven osalta käyttöönotettavissa (koekäytettävissä) 15.11.2025 alkaen. Käyttöönottoprojektin tarkempi aikataulu suunnitellaan yhteistyössä valitun palveluntuottajan kanssa.

Tarjouspyynnön mukaan palvelusopimus on voimassa määräaikaisena 48 kuukautta 1.1.2026 alkaen, jonka jälkeen se jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana.

Hankintaa koskeva tarjouspyyntö liitteineen jätettiin julkaistavaksi julkisten hankintojen verkkosivuilla 7.3.2025. Tarjouspyynnön liitteinä on julkaistu vaatimusmäärittelyt, hintaliite sekä asiaa koskeva sopimusrakenne ja huomioitavat keskeiset sopimusehdot. Tarjoajilla oli mahdollisuus lähettää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä kirjallisesti 18.3.2025 klo 12.00 mennessä. Määräaikaan mennessä saapui 27 kysymystä. Määräaikaan mennessä esitettyjen kysymysten johdosta todettiin, että tarjouspyynnön liitteessä 1 Vaatimusmäärittely oli korjattavaa tietoa. Hankinnasta julkaistiin korjausilmoitus 26.3.2025, johon oli vaihdettu korjattu liite: Liite 1 Vaatimusmäärittely 26.3.2025. Tarjousten jättöaikaa jatkettiin. Tarjoukset tuli toimittaa 10.4.2025 kello 12.00 mennessä.

Hankinnan kokonaisarvo ylittää 200 000 euroa, joten se kuuluu kaupunginhallituksen toimivaltaan.

Toimivalta: Hallintosääntö § 80

Lisätietoja päätöksestä: Henkilöstöjohtaja Mira Hirvonen-Ylinen, p. 040 133 1415, etunimi.sukunimi@ylojarvi.fi

Liitteet: Tarjouspyyntö liitteineen

 Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n hankintaesitys

 Tarjoukset liitteineen (Neljä tarjousta, sisältää salassa pidettäviä tietoja Julkisuuslain 24.1 § kohdan 17. nojalla)

Esittelijä: Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus: Kaupunginhallitus päättää

 1. todeta hankintaan liittyen seuraavaa:

 Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti neljä tarjoajaa: Abilita Oy, Accountor HR Solutions Oy, CGI Suomi Oy ja Visma Aquila Oy.

Hankintaesitys on päätöksen liitteenä. Hankintaesityksen mukainen hinta sisältää järjestelmän käyttöönoton ja jatkuvan palvelun neljäksi vuodeksi.

Tarjoajan soveltuvuutta tarkastettaessa todettiin CGI Suomi Oy:n täyttävän tarjouksessaan ilmoittamiensa tietojen perusteella kaikki tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset ja tarjous on tarjouspyynnön mukainen.

Henkilöstöhallinta- ja palkkajärjestelmä ja siihen liittyvät palvelut esitetään hankittavaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneeltä CGI Suomi Oy:ltä.

 Henkilöstöhallinta- ja palkkajärjestelmän kokonaishinta tarjouspyynnössä määritelyllä tavalla laskettuna on Nokialle ja Ylöjärvelle yhteensä  1 116 166,00. Ylöjärven osalta kertaluonteinen käyttöönottokustannus on n. 97 000 euroa, joista käyttöönoton koulutuskustannuksia 15 000 euroa ja vuosittaiset käyttökulut n. 95 000 euroa (nykyisen järjestelmäkokonaisuuden osalta vuosittaiset käyttökulut ovat n.  73 000 euroa).

 2. valita Ylöjärven kaupungin henkilöstöhallinta- ja palkkajärjestelmätoimitajaksi CGI Suomi Oy:n tämän pykälän liiteiden mukaisesti.

 3. todeta, etä hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä, edellytäen myös, etä Nokian kaupunki tekee asiassa yhteneväisen hankintapäätöksen.

Päätös: Hyväksyttiin.
-----

Henkilöstöjohtaja poistui kokouksesta tämän asian jälkeen klo 16.08.