Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 10.02.2025/Pykälä 37

Kaupunginhallitus 10.02.2025 § 37  

59/02.08.00/2025  

Valmistelija: talousjohtaja Juha Liinavuori

Seloste ja perustelut: Ylöjärven kaupunki ja Nokian kaupunki ovat yhteisesti kilpailuttaneet taloushallinnon järjestelmäkokonaisuuden, joka mahdollistaa modernit ja sujuvat taloushallinnon työskentelytavat sekä automaatioratkaisut. Tarjouspyynnön mukaan järjestelmäkokonaisuus hankitaan SaaS-mallisena palveluna sisältäen järjestelmän käyttöönoton, ylläpidon ja tuen.

Hankinnan valmistelussa on käytetty hankintaosaamista Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:ltä. Kilpailutus on toteutettu yhteishankintana siten, että molempien kuntien tulee tehdä yhteneväiset hankintapäätökset asiassa etenemiseksi. Nokian kaupunginhallitus käsittelee asiaa 3.2.2025.

Tarjouspyynnössä hankintaa käsitetiin yhtenä kokonaisuutena: taloushallinto (kirjanpito, myyntireskontra, ostoreskontra, ostolaskujen kierrätys, operaattoripalvelut, käyttöarkisto ja maksuliikenne) sekä taloussuunnittelu ja raportointi. Konsernitilinpäätösohjelma jätettiin kilpailutuksen ulkopuolelle, koska se on erillinen ohjelma, eikä sen vaihtamiselle ollut tarvetta.

Tarjouspyynnön mukaan palveluntoimittajaksi tarjouspyynnön alaiseen kokonaisuuteen valitaan yksi sopimustoimittaja, eikä tarjousta ei voinut jättää kokonaisuuden sisällä yksittäiseen osioon. Tarjous tuli jättää molemmille tilaajille (Ylöjärvi ja Nokia). Tarjouspyynnön mukaan valittavan ratkaisumallin tulee olla julkishallintoon sopiva ja toteuttaa erilaiset kuntamallin kirjaustarpeet. Taloussuunnittelu -osion tuotantokäyttö aloitetaan 1.6.2025 ja muiden osioiden 1.1.2026. Ennen tuotantokäyttöä koko ohjelmiston tulee olla koekäytettävissä 15.11.2025 alkaen. Käyttöönottoprojektin tarkempi aikataulu suunnitellaan yhteistyössä valitun palveluntuottajan kanssa.

Tarjouspyynnön mukaan palvelusopimus on voimassa määräaikaisena 48 kuukautta 1.1.2026 alkaen, jonka jälkeen se jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana.

Hankintaa koskeva tarjouspyyntö liitteineen on julkaistu julkisten hankintojen verkkosivuilla 26.11.2024. Tarjouspyynnön liitteinä on julkaistu vaatimusmäärittelyt, hintaliite sekä asiaa koskeva sopimusrakenne ja huomioitavat keskeiset sopimusehdot. Tarjoukset tuli toimittaa 7.1.2025 kello 16.00 mennessä.

Hankinnan kokonaisarvo ylittää 200 000 euroa, joten se kuuluu kaupunginhallituksen toimivaltaan.

Toimivalta: hallintosääntö 80 §

Lisätietoja päätöksestä: talousjohtaja Juha Liinavuori, 040 133 4540, etunimi.sukunimi@ylojarvi.fi

Liitteet: Tarjouspyyntö liitteineen

 Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n hankintaesitys

 Tarjous liitteineen (sisältää salassapidettäviä tietoja Julkisuuslain 24.1 § kohdan 17. nojalla)

Esittelijä: Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus: Kaupunginhallitus päättää

1. todeta hankintaan liittyen seuraavaa:

  Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti yksi tarjoaja: CGI Suomi Oy.

  Hankintaesitys on päätöksen liitteenä. Hankintaesityksen mukainen hinta sisältää järjestelmän käyttöönoton ja jatkuvan palvelun neljäksi vuodeksi.

  Tarjoajan soveltuvuutta tarkastettaessa todettiin CGI Suomi Oy:n täyttävän tarjouksessaan ilmoittamiensa tietojen perusteella kaikki tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset ja tarjous on tarjouspyynnön mukainen.

  Talousjärjestelmä ja siihen liittyvät palvelut esitetään hankittavan ainoan tarjouksen tehneeltä CGI Suomi Oy:ltä.

  Ylöjärven kaupungin ja Nokian kaupungin tekemän markkinakartoituksen ja nykytilan arvioinnin perusteella talousjärjestelmän laatu- ja hintatasosta on muodostunut selvä käsitys. Näin ollen voidaan todeta, että CGI Suomi Oy:n tarjous ja vertailussa käytettävä kokonaishinta on kilpailukykyinen ja asiassa ei ole syytä harkita hankinnan keskeyttämistä.

  Talousjärjestelmän kokonaishintatarjouspyynnössä määritelyllä tavalla laskettuna on Nokialle ja Ylöjärvelle yhteensä 1 312 381,90. Ylöjärven osalta kertaluonteinen käyttöönottokustannus on n. 118 000 euroa ja vuosittaiset käyttökulut n. 123 000 euroa (nykyisen järjestelmäkokonaisuuden osalta vuosittaiset käyttökulut ovat n. 115 000 euroa).

2. valita Ylöjärven kaupungin taloushallinnon järjestelmätoimittajaksi CGI Suomi Oy:n tämän pykälän liitteiden mukaisesti.

3. todeta, että hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä, edellyttäen myös, että Nokian kaupunki tekee asiassa yhteneväisen hankintapäätöksen.

Päätös: Hyväksyttiin.
-----

Talousjohtaja saapui kokoukseen puhe- ja läsnäolo-oikeudella ennen tämän asian käsittelyä klo 15.14.