Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 23.01.2023/Pykälä 34

Kaupunginhallitus 23.01.2023 § 34  

811/07.01.03/2022  

Valmistelija Hallintojohtaja Antti Pieviläinen

 Hallinnon suunnittelija Julia Jylhä

 Vastuu sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisestä on siirtynyt Pirkanmaan kunnilta ja kuntayhtymiltä Pirkanmaan hyvinvointialueelle 1.1.2023 alkaen. Hyvinvointialueelle siirretään sosiaali- ja terveydenhuollon tietoaineistoja toimintansa lopettavalta sairaanhoitopiiriltä ja Pirkanmaan kunnilta sekä pelastustoimen tietoaineistoja Pirkanmaan pelastuslaitokselta.

 Hyvinvointialueen omistukseen siirtyvistä tietoaineistoista on säädetty laissa sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta (jäljempänä voimaanpanolaki). Voimaanpanolain 64 §:n 1 momentin mukaan kunnan järjestämisvastuulle kuuluvassa toiminnassa syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat ja niihin liittyvät hallinnolliset asiakirjat, kunnan hallinnassa olevat yksityisiltä palveluntuottajilta siirtyneet asiakas- ja potilasasiakirjat, kunnan sivistystoimen järjestämässä opiskeluhuollossa syntyneet kuraattorien asiakirjat sekä kunnan pelastustoimen asiakirjat siirtyvät sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon tai pelastustoimen palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle, jonka alueeseen kunta kuuluu. Siirto koskee vain hyvinvointialueelle siirtyviä sosiaali- ja terveydenhuollon tehtäviin liittyviä asiakirjoja, joita ei ole arkistoitu. Voimaanpanolain säännösten lisäksi tietoaineistojen siirrossa noudatetaan Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen Hyvinvointialueiden tietoaineistojen siirto-ohjeita.

 Tiedonhallintalain (906/2019) 21 §:n mukaan tietoaineistojen säilytysvaihe päättyy, kun laissa erikseen säädetty säilytysaika tai tiedonhallintayksikön itse määrittelemä säilytysaika on päättynyt. Säilytysajan päätyttyä arkistoitavaksi määritetyt tietoaineiston arkistoidaan eli ne siirtyvät arkistointivaiheeseen. Arkistovaiheessa olevat tietoaineistot jäävät kaupungin omistukseen voimaanpanolain mukaisesti.

 Kuntien arkistoja ja tietojärjestelmiä ei ole käytännössä jaettu niin, että säilytysvaiheessa ja arkistointivaiheessa olevia asiakirjoja säilytettäisiin toisistaan erillään. Osa kunnan omistukseen jäävistä arkistoiduista asiakirjoista siirtyy joko fyysisesti tai siirtyvän tietojärjestelmän osana hyvinvointialueen hallintaan. Myös kunnan tietojärjestelmiin ja keskusarkistoon jää sellaisia säilytysvaiheessa olevia asiakirjoja, jotka lain mukaan siirtyvät hyvinvointialueelle. Lisäksi asiakirjoja jää myös yhteisomistukseen.

 Edellä esitetystä johtuen on tarpeen tehdä sopimus tietoaineistojen siirrosta ja tietoaineistoja koskevasta yhteistoiminnasta kaupungin ja hyvinvointialueen välillä. Pirkanmaan hyvinvointialueen edustajien kanssa on neuvoteltu asiaa koskevasta sopimuksesta, joka on voimassa 1.1.2023 alkaen. Sopimuksessa sovitaan mm.  seuraavista asioista:

-          siirrettävät aineistot

-          kaupungin asianhallintajärjestelmästä tehtävät siirrot hyvinvointialueen asianhallintajärjestelmään

-          tietopalvelun hoitaminen

-          tietoaineistojen säilyvyys, käytettävyys ja tuhoaminen

-          kustannukset

 Siirrettävistä aineistoista, kaupungille jäävistä sekä yhteisomistajuuden piiriin kuuluvista tietoaineistoista sekä niiden sijainnista on valmisteltu luettelo, joka on sopimuksen liitteenä.

 Tietopalvelua hoidetaan vastavuoroisesti. Hyvinvointialueen työntekijä tai sen lukuun toimivan palveluntuottajan työntekijät huolehtivat hyvinvointialueen hallinnassa olevien arkistotilojen ja tietojärjestelmien tietoaineistojen tietopalvelusta myös siltä osin, kuin kyse on asiakirjoista, jotka lain tai esimerkiksi THL:n ohjeiden mukaan ovat Ylöjärven kaupungin omistuksessa. Vastaavasti kaupungin työntekijät huolehtivat kaupungin arkistotiloissa ja järjestelmissä olevien tietoaineistojen tietopalvelusta siltäkin osin kuin ne ovat siirtyneet hyvinvointialueen omistukseen.

 Kustannusten osalta lähtökohtana sopimuksessa on, että aineistonhaltija vastaa aineistosta aiheutuvista tavanomaisista kustannuksista. Mahdollisista aineistojen siirtämisestä aiheutuvista kustannuksista ja muista kustannuksista sovitaan erikseen.

 Sopimuksessa ei oteta kantaa hyvinvointialueelle siirtyviin tietojärjestelmiin eikä toimitilojen (mukaan lukien arkistotilat) vuokraukseen. Näistä sovitaan / on sovittu erikseen kaupungin ja hyvinvointialueen kesken. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä on valmistelussa erillinen tietosuojasopimuskokonaisuus (mukaan lukien henkilötietojen käsittelyn ehdot) hyvinvointialueen ja Pirkanmaan kuntien välille.

Toimivalta Hallintosäännön 87 §:n 1 momentin kohdan 27 mukaan kaupunginhallituksen toimivaltaan kuuluu päättää kaupungin puolesta yleisesti muista kuin valtuustolle yksinomaan säädetyistä asioista, jollei kuntalaissa tai erityislaeissa erikseen muuta säädetä, taikka jollei tässä hallintosäännössä toimivallasta muuta määrätä.

Liite Tietoaineistojen siirto ja tietoaineistoja koskeva yhteistoiminta Ylöjärven kaupungin ja Pirkanmaan hyvinvointialueen välillä

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

1. hyväksyä liitteenä olevan sopimuksen tietoaineistojen siirrosta ja tietoaineistoja koskevasta yhteistoiminnasta Ylöjärven kaupungin ja Pirkanmaan hyvinvointialueen välillä ja

2. valtuuttaa hallintojohtajan tarvittaessa päivittämään sopimusta.

Päätös Hyväksyttiin.

 -----

 Leena Mankkinen ja Erja Pelkonen poistuivat kokouksesta esteellisinä (yhteisöjäävi) ja Katja Luojus ja Karita Jäppinen (palvelussuhdejäävi) tämän asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi.