Kaupunginvaltuusto
Esityslista 11.11.2024/Asianro 104

Tarkastuslautakunta 30.10.2024 § 73 

Valmistelija: Talousjohtaja Juha Liinavuori

Seloste ja perustelut: Taustaa

 Kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat.

 Ylöjärven kaupungin hallintosääntö

 153 § Tilintarkastajan valinta

 Valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä 1 – 6 vuodeksi hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden JHTT-tilintarkastajan ja yhden JHTT-varatilintarkastajan tai JHTT-yhteisön. Valtuusto päättää ajanjaksosta ja käytetäänkö mahdollisia optiovuosia.

 ----

 Ylöjärven kaupungin konserniohje

 6 Konsernin valvonta ja tilintarkastus sekä tietojensaantioikeus

 ----

 Kuntalain 122 §:n mukaan kunnan tytäryhtiön tilintarkastajaksi on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Ylöjärven kaupunkikonserniin kuuluvan tytäryhtiön tilintarkastajaksi valitaan kaupungin valitseman tarkastusyhteisön palveluksessa oleva JHT-tilintarkastaja. Konserniin kuuluvilla asunto-osakeyhtiöllä sallitaan toiminnan luonteen ja yhtiöiden pienen koon vuoksi myös muunlaiset tilintarkastusjärjestelyt.

 ----

 Nykyinen tilintarkastussopimus päättyy tilikauden 2024 loppuun. Tilintarkastuspalveluiden kilpailutusta tuleville tilikausille on valmisteltu yhdessä Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n kanssa. Hankinta sisältää kuntalain (410/2015) 122 §:n mukaiset hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut Ylöjärven kaupungille ja sen tytäryhteisöille tilikausiksi 2025–2026. Hankintaan sisältyy myös enintään kaksi (2) kahden (2) vuoden mittaista optiokautta.

 Tarjouspyyntö

 Tarkastuslautakunta on kokouksessaan 28.8.2024 § 53 hyväksynyt Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n laatiman tarjouspyynnön.

 Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten vertailuperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, joka määräytyi parhaan hinta-laatu-suhteen perusteella seuraavasti:

 Hinta 70 % (70 pistettä)

• Vertailuhinnaltaan halvin tarjous sai 70 pistettä ja muut suhteessa halvimpaan tarjoukseen. Pisteet laskettiin kaavalla: (halvin vertailuhinta / tarjottu vertailuhinta) * 70 pistettä.

 Laatu 30 % (30 pistettä), joka jakautui seuraavasti:

• Vastuullisen JHT-/JHTT-tilintarkastajan tarkastuspäivien lukumäärästä 15 % (15 pistettä)
  • Parhaat laatupisteet saanut tarjoaja sai 15 pistettä. Muiden tarjoajien laatupisteet suhteutettiin parhaat laatupisteet saaneen tarjoajan laatupisteisiin kaavalla: (saadut laatupisteet / parhaat saadut laatupisteet) * maksimipisteet 15 (painoarvo).
• Vastuullisen JHT-/JHTT-tilintarkastajan kokemusvuodet 15 % (15 laatupistettä)
  • Parhaat laatupisteet saanut tarjoaja sai 15 pistettä. Muiden tarjoajien laatupisteet suhteutettiin parhaat laatupisteet saaneen tarjoajan laatupisteisiin kaavalla: (saadut laatupisteet / parhaat saadut laatupisteet) * maksimipisteet 15 (painoarvo).

 Vertailun kokonaispisteet muodostuivat laskemalla tarjoajan saamat hintapisteet, vastuullisen JHT-/JHTT-tilintarkastajan tarkastuspäivien lukumäärästä saadut laatupisteet ja vastuullisen JHT-/JHTT-tilintarkastajan kokemusvuosien lukumäärästä saadut laatupisteet yhteen. Suurimmat kokonaispisteet saanut tarjoaja valitaan palveluntuottajaksi.

 Tarjouspyyntö liitteineen on tämän pykälän liitteenä.

 Hankintamenettely

 Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy järjesti Ylöjärven kaupungin tarkastuslautakunnan toimeksiannosta tarjouskilpailun Ylöjärven kaupungin tarkastuspalveluista.

 Tästä Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) kansallisen kynnysarvon ylittävästä hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus HILMA-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) 2.9.2024. Ilmoituksen mukaisesti Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy pyysi tarjouksia noudattaen avointa menettelyä.

 Tarjoajilla oli mahdollisuus lähettää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä Kilpailuttajalle kirjallisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista 17.9.2024 klo 12:00 mennessä. Määräaikaan mennessä ei saapunut lisätietokysymyksiä ja tarjoajille ei toimitettu mitään lisätietoja kilpailutusprosessin aikana.

 Tarjousten jättöaika päättyi 30.9.2024 klo 12:00, johon mennessä tarjoukset pyydettiin jättämään sähköisesti Tarjouspalvelussa.

 Tarjouspyynnön mukaisesti osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytty.

 Määräaikaan mennessä tarjouksensa jätti seuraavat kaksi (2) tarjoajaa: BDO Audiator Oy ja KPMG Oy Ab. Molemmat tarjoajat täyttivät tarjouksissaan ilmoittamiensa tietojen perusteella kaikki tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset. Kaikkien tarjoajien tarjoukset olivat myös muuten tarjouspyynnön mukaisia, joten ne voitiin ottaa tarjousten vertailuun yhteismitallisina ja vertailukelpoisina tarjouksina.

 Tarjousten vertailu

 Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu suoritettiin tarjouspyynnön mukaisilla vertailuperusteilla ja painoarvoilla. Vertailun kokonaispisteet muodostuivat laskemalla tarjoajan saamat hintapisteet, vastuullisen JHT-/JHTT-tilintarkastajan tarkastuspäivien lukumäärästä saadut laatupisteet ja vastuullisen JHT-/JHTT-tilintarkastajan kokemusvuosien lukumäärästä saadut laatupisteet yhteen. Suurimmat kokonaispisteet saanut tarjoaja valitaan palveluntuottajaksi.

 Tarjoajien hinta-laatuvertailu on tämän pykälän liitteenä (liite 3). Vertailun perusteella BDO Audiator Oy on tehnyt kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen.

Toimivalta: Kuntalaki 121 §, hallintosääntö 153 §

Lisätietoja päätöksestä: talousjohtaja Juha Liinavuori, p. 040 133 4540, etunimi.sukunimi@ylojarvi.fi

Liitteet: 1. Tarjouspyyntö liitteineen

 2. Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n hankintaesitys

 3. Hankintaesityksen liite: Hinta-laatuvertailu

 Salassa pidettäviä tietoja sisältävät tarjousasiakirjat ovat päätöksentekoon osallistuvien luottamushenkilöiden tutustuttavissa toimielimen kokouksessa ja johdon sihteerin työhuoneessa kaupungintalolla kaupungintalon aukioloaikana ennen toimielimen kokousta.

Esittelijä: Puheenjohtaja

Päätösehdotus: Tarkastuslautakunta päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että se päättää  

1. valita Ylöjärven kaupungin tilintarkastusyhteisöksi tilikausille 2025-2026 BDO Audiator Oy:n, 

2. ,että hankintapäätös on Ylöjärven kaupunkia sitova vasta, kun hankintasopimus on allekirjoitettu,

3., että mahdollisten optiovuosien (2+2) käyttämisestä päätetään erikseen viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä ja

4. suosittaa Ylöjärven kaupungin tytäryhtiöiden yhtiökokouksia valitsemaan konserniohjeen mukaisesti tilintarkastusyhteisöksi BDO Audiator Oy:n.  

Lisäksi tarkastuslautakunta päättää tarkastaa tämän pykälän kokouksessa.

Päätös: Hyväksyttiin.
-----

Talousjohtaja Juha Liinavuori liittyi ja Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n hankinta-asiantuntija Miina Palmu saapui kokoukseen puhe- ja läsnäolo-oikeudella ennen tämän asian käsittelyn alkua klo 17.45.
-----

Talousjohtaja ja hankinta-asiantuntija poistuivat kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo 18.10.
-----

Avustava tilintarkastaja poistui kokouksesta esteellisenä (palvelussuhdejäävi) tämän asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi klo 17.45-18.11.

Kaupunginvaltuusto 11.11.2024     

358/02.08.00/2024  

Toimivalta: Kuntalaki 14 §

Lisätietoja päätöksestä: talousjohtaja Juha Liinavuori, p. 040 133 4540, etunimi.sukunimi@ylojarvi.fi

Liitteet: 1. Tarjouspyyntö liitteineen

 2. Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n hankintaesitys

 3. Hankintaesityksen liite: Hinta-laatuvertailu

 Salassa pidettäviä tietoja sisältävät tarjousasiakirjat ovat päätöksentekoon osallistuvien luottamushenkilöiden tutustuttavissa toimielimen kokouksessa ja johdon sihteerin työhuoneessa kaupungintalolla kaupungintalon aukioloaikana ennen toimielimen kokousta.

Tarkastuslautakunta ehdottaa:

 Kaupunginvaltuusto päättää  

1. valita Ylöjärven kaupungin tilintarkastusyhteisöksi tilikausille 2025-2026 BDO Audiator Oy:n, 

2. ,että hankintapäätös on Ylöjärven kaupunkia sitova vasta, kun hankintasopimus on allekirjoitettu,

3., että mahdollisten optiovuosien (2+2) käyttämisestä päätetään erikseen viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä ja

4. suosittaa Ylöjärven kaupungin tytäryhtiöiden yhtiökokouksia valitsemaan konserniohjeen mukaisesti tilintarkastusyhteisöksi BDO Audiator Oy:n.  

Päätös: