Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 18.09.2023/Pykälä 279

Kaupunginhallitus 19.06.2023 § 217 

 Aamulehden toimittaja ------------------ on lähettänyt kaupungille 8.6.2023 tietopyynnön:

 ”Ylöjärven kaupunginhallituksen varapuheenjohtaja -------------- on ääneen lukenut saamansa sähköpostiviestin Ylöjärven kaupunginhallituksen kokouksessa 15.5.2023. Hän on kertonut sähköpostiviestin lähettäjäksi Ylöjärven Uutisten toimittajan---------------- ja kertonut, että --------- on pyytänyt lukemaan sähköpostinsa kokouksessa kaikille ääneen.

 Julkisuuslain nojalla haluan viipymättä käyttööni yllä mainitun, kaupunginhallituksen kokouksessa käsitellyn asiakirjan.

 Mikäli en saa asiakirjadokumenttia, haluan epäämisestä valituskelpoisen kirjallisen päätöksen, jotta voin viedä pyynnön hallinto-oikeuden ratkottavaksi.”  

 Tietopyynnön tekijälle on ilmoitettu 13.6.2023, että pyydettyä asiakirjaa ei sisälly kaupunginhallituksen kokousaineistoihin ja tästä syystä tällaista asiakirjaa ei voida luovuttaa. Tietopyynnön tekijä on ilmoittanut haluavansa asiasta valituskelpoisen päätöksen.

 Hallintosäännön 20 §:n nojalla tietopyynnön käsittelevä kaupungin viranomainen on kaupunginhallitus.

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää todeta, että pyydetty asiakirja ei sisälly kaupunginhallituksen kokousaineistoihin ja tästä syystä pyydettyä asiakirjaa ei voida luovuttaa.

Päätös Hyväksyttiin.

Kaupunginhallitus 21.08.2023 § 242 

294/07.01.04/2023 

 Toimituspäällikkö ----------- on jättänyt Aamulehden toimituksen puolesta Hämeenlinnan hallinto-oikeudelle valituksen (1254/03.04.04.04.01/2023) kaupunginhallituksen päätöksestä 19.6.2023 § 217.

 Valituksessa pyydetään, että ”hallinto-oikeus määrää Ylöjärven kaupunginhallituksen antamaan nähtäväksemme sähköpostiviestin, jonka Ylöjärven uutisten toimittaja---------------- oli lähettänyt Ylöjärven kaupunginhallituksen varapuheenjohtajalle ----------------- kehotuksella lukea viesti koko kaupunginhallitukselle.”

 Lausuntopyyntö ja valitus ovat tämän pykälän liitteenä (liite nro 1).

Liitteet  Liite nro 1 Lausuntopyyntö ja valitus

 Liite nro 2 Kaupunginhallituksen 15.5.2023 kokouksen tarkastettu pöytäkirja liitteineen (poislukien § 167 Henkilöstöjohtajan viran täyttäminen salassapidettäviä tietoja sisältävät liitteet)

 Liite nro 3 Tietopyynnön tekijän kanssa käyty sähköpostikeskustelu

Esittelijä  Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus  Kaupunginhallitus päättää antaa Hämeenlinnan hallinto-oikeudelle asiassa kunnioittavasti seuraavan lausunnon:

  Vaatimukset hallinto-oikeudessa:

  Ylöjärven kaupunki vaatii, että Hämeenlinnan hallinto-oikeus jättää tutkimatta ja / tai hylkää valituksen.

  Perustelut valituksen tutkimatta jättämiselle ja / tai hylkäämiselle

  Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 33.2 § nojalla asiaa koskevassa muutoksenhaussa sovelletaan, mitä oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetussa laissa (808/2019) säädetään. Oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetun lain 7.1 § mukaan hallintopäätökseen saa hakea muutosta valittamalla se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa ja se, jonka valitusoikeudesta laissa erikseen säädetään. Kuten hallinto-oikeudelle jätetystä valituksesta ja kaupunginhallituksen päätöksestä 19.6.2023 § 217 ilmenee, tietopyynnön asiassa on jättänyt Aamulehden toimittaja ------------------. Nyt tehdyn valituksen Hämeenlinnan hallinto-oikeudelle tietopyyntöön annetusta päätöksestä on tehnyt valituksesta ilmenevällä tavalla toimituspäällikkö Aamulehden toimituksen puolesta. Hallinto-oikeutta pyydetään kunnioittavasti arvioimaan, onko asiassa annetun päätöksen katsottava kohdistuvan sillä tavalla koko lehden toimitukseen tai välittömästi sillä tavoin vaikuttavan sen oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun, että valitusoikeus on asiassa muullakin kuin tietopyynnön ja sen viranomaisen ratkaistavaksi saattaneella toimittajalla.

  Toissijaisesti Hämeenlinnan hallinto-oikeutta pyydetään kunnioittavasti hylkäämään valituksen seuraavin perustein:

  Kuntalain (410/2015) 107.1 §:n mukaan toimielimen päätöksistä pidetään pöytäkirjaa. Laissa ei ole säännöksiä pöytäkirjan sisällöstä. Kuntalain 90.1 §:n 2j kohdan nojalla hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset päätöksenteko- ja hallintomenettelyyn liittyen muun ohella pöytäkirjan laatimisesta, tarkastamisesta ja tiedoksi antamisesta. Oikeuskirjallisuudessa on todettu, että pöytäkirjan sisältöä koskevilla määräyksillä pyritään varmistamaan pöytäkirjan oikeellisuus. Pöytäkirjan tiedot voidaan jakaa kolmeen ryhmään: järjestäytymistietoihin, asian käsittelytietoihin ja muihin tietoihin.

-              Järjestäytymistietoja ovat toimielimen nimeä, kokouksen alkamis- ja päättymisaikaa sekä kokouspaikkaa, läsnä ja poissa olleita, kokouksen laillisuutta ja kokouksen päätösvaltaisuutta koskevat tiedot.

-              Asian käsittelytietoja ovat asiaotsikkoa, asian selostusta päätösehdotusta, esteellisyyttä, tehtyjä ehdotuksia ja niiden kannatusta, asiassa kuultavina olleiden lausumia, äänestyksiä (äänestystapaa, äänestysjärjestystä, äänestysesitystä sekä äänestyksen tulosta), vaaleja (vaalitapaa ja vaalin tulosta), päätöksen toteamista sekä eriävää mielipidettä koskevat tiedot.

-              Muilla tiedoilla tarkoitetaan salassapitomerkintöjä, puheenjohtajan allekirjoitusta ja pöytäkirjanpitäjän varmennusta, merkintää pöytäkirjan tarkastuksesta ja merkintää pöytäkirjan nähtävänä pitämisestä. Lisäksi pöytäkirjaan liitetään oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitukset sekä muutoksenhakukiellot.

  (Harjula ja Prättälä 2023, s. 642–643)

  Ylöjärven kaupungin hallintosäännössä on kuntalain edellyttämällä tavalla annettu tarpeelliset määräykset toimielimen kokouksen pöytäkirjan laatimisesta, tarkastamisesta ja nähtävänä pitämisestä. Hallintosäännön 15 §:ssä on muun ohella määrätty, että toimielimen pöytäkirjaan merkitään:

  1. järjestäytymistietoina:

  - toimielimen nimi

- merkintä käytetyistä päätöksentekotavoista (varsinainen kokous, sähköinen kokous)

- kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka

- läsnäolleet sekä

- kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.

  2. asian käsittelytietoina:

- asiaotsikko

- selostus asiasta

- päätösehdotus

- esteellisyys

- tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu

- äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos

- vaalit: vaalitapa ja vaalin tulos

- päätöksen toteaminen sekä

- eriävä mielipide.

  3. laillisuustietoina:

 - oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus

 - puheenjohtajan allekirjoitus

 - pöytäkirjanpitäjän varmennus

 - merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta sekä

 - merkintä nähtävänä pidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä.

 Kaupunginhallituksen 15.5.2023 kokouksen pöytäkirja on laadittu kuntalain ja kaupungin hallintosäännön määräysten mukaisesti. Kuten tietopyynnön johdosta annetussa viranomaisen päätöksessä (kaupunginhallitus 19.6.2023 § 217) on todettu ja kuten kaupunginhallituksen 15.5.2023 kokouksen pöytäkirjasta ilmenee, pyydetynlaista asiakirjaa ei sisälly kaupunginhallituksen kokousaineistoihin ja tästä syystä sellaista ei ole luovutettu. Toimielinten kokouksista ei laadita keskustelupöytäkirjaa, vaan pöytäkirja laaditaan kuntalain ja hallintosäännön edellyttämällä tavalla.

 Edelleen todetaan, että kuntalain 101.3 §:ssä on säädetty, että muun toimielimen kuin valtuuston kokoukset ovat julkisia vain, jos toimielin niin päättää eikä kokouksessa käsitellä asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi. Toisin kuin Hämeenlinnan hallinto-oikeudelle jätetyssä valituksessa on todettu, kaupunginhallitus ei ole päättänyt, että sen kokous 15.5.2023 olisi ollut julkinen. Näin ollen kyseinen toimielimen kokous on ollut suljettu kokous.

 Kuntalain esitöissä (HE 268/2014 vp) on yksiselitteisesti todettu, että toimielimen suljetussa kokouksessa käydyt keskustelut ovat luottamuksellisia. Niistä ei ilman toimielimen lupaa saa antaa tietoja ulkopuolisille. (HE 268/2014 vp, s. 212) Kaupunginhallituksen 15.5.2023 kokouksen kokouskeskustelujen osalta kaupunginhallitus ei ole antanut lupaa tietojen antamiseen ulkopuolisille.

 Oikeuskirjallisuudessa on todettu, että toimielimen suljetun kokouksen keskustelut on tarkoitettu luottamuksellisiksi. Keskustelujen paljastamista ei kuitenkaan pidetä salassapitorikoksena (rikoslain 40:5 §) vaan lähinnä hyvän hallintotavan vastaisena. Omien mielipiteiden esittelylle ei ole estettä, mutta muiden puheenvuoroista kertominen voi vaikeuttaa sitä luottamuksellisuutta, jota hyvä kokoustyöskentely edellyttää. Toimielinten suljettujen kokousten keskustelujen osalta on edelleen todettu, että toimielimen luottamushenkilöjäsen ei ole toimielimen alainen, eikä toimielin voi nimenomaisesti kieltää luottamushenkilöä kertomasta suljetun kokouksen keskustelusta ulkopuolisille. Tässä voidaan luottamushenkilön ja viranhaltijan välillä tehdä ero, koska viranhaltija toimii toimielimen alaisena. Jos viranhaltija nimenomaisesta kiellosta huolimatta kertoo keskusteluista, hän saattaa syyllistyä virkavelvollisuuden rikkomiseen (rikoslain 40:10 §). (Harjula & Prättälä 2023, s. 738).

  Kuntalain ja sen esitöiden sekä edellä viitatun oikeuskirjallisuudessa todetun perusteella voidaan todeta, että suljetun kokouksen keskustelun luottamuksellisuuden osalta ei ole tehty eroa sen suhteen, onko toimielimen suljettuun kokoukseen ja sen keskusteluun osallistunut henkilö käyttänyt kokouksessa puheenvuoronsa kokonaan tai osittain esimerkiksi muistiinpanoja tai muuta tekstiä hyödyntäen. Asiassa jätetty tietopyyntö ja valitus olisivat vaikutuksiltaan omiaan murtamaan toimielimen suljetun kokouksen keskustelun luottamuksellisuuden. Tämän tulisi katsoa olevan ristiriidassa mm. kuntalain 101 §:n ja sitä koskevien lain esitöiden sekä edellä todetun hyvän hallintotavan, hyvän kokoustyöskentelyn edellytysten ja viranhaltijoille kuuluvien velvollisuuksien kanssa. Edellä selostettu huomioiden on perusteltua, että toimielinten suljetuissa kokouksissa käydyn keskustelun sisältöihin ei lausunnossa eikä julkisuuslain mukaisten tietopyyntöjen käsittelyn yhteydessä oteta kantaa.

 Kuten edellä ja tietopyyntöön annetussa viranomaisen päätöksessä on todettu, kaupunginhallituksen 15.5.2023 kokouksen kokousaineistoihin ei sisälly pyydetynlaista asiakirjaa. Kokouksen pöytäkirja liitteineen on tarkastettu kuntalain ja kaupungin hallintosäännön edellyttämällä tavalla ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Arkistoitu pöytäkirja liitteineen liitetään tähän lausuntoon.

  Edellä mainituin perustein asiassa jätetty valitus on hylättävä.

Päätös  Hyväksyttiin.

 -----

 Erja Pelkonen poistui kokouksesta esteellisenä ja varajäsen Inga-Mari Lehti liittyi kokoukseen tämän asian käsittelyn ja päätöksen ajaksi klo 16.25-16.27.

Kaupunginhallitus 18.09.2023 § 279  

294/07.01.04/2023  

Hämeenlinnan hallinto-oikeus on lähettänyt 29.8.2023 päivätyn täydennyspyynnön:

”Hämeenlinnan hallinto-oikeus pyytää täydentämään antamaanne lausuntoa hallinto-oikeuden asiassa dnro 1254/2023 ja toimittamaan lausuntopyynnön kohdan 3. mukaiset asiakirjat eli jäljennökset asiakirjoista, joiden salassapitoa ja julkisuutta kyseinen valitusasia koskee (Ylöjärven kaupunginhallituksen varapuheenjohtaja ----------------- lähetetty sähköpostiviesti).

Hallintotuomioistuimella on oikeus pyynnöstä saada maksutta viranomaiselta salassapitosäännösten estämättä kaikki asian ratkaisemiseksi välttämättömät tiedot ja asiakirjat. Tuomioistuin voi määrätä viranomaisen esittämään tarpeellisen selvityksen. Määräyksen tehosteeksi voidaan asettaa sakon uhka (laki oikeudenkäynnistä hallintoasioissa 50 §).

Asiakirjat pyydetään toimittamaan mahdollisimman pian ja viimeistään 8.9.2023.”

Hämeenlinnan hallinto-oikeus on myöntänyt lisäajan täydennyspyynnölleen 20.9.2023 saakka.

Täydennyspyynnön valmistelua varten hallinto-oikeudelle on lähetetty seuraava tiedustelu:

”Annetussa lausunnossa ja sen liitteissä on se aineisto, joka kaupunginhallituksen tarkastettuun pöytäkirjaan sisältyy (pl. § 167 Henkilöstöjohtajan viran täyttäminen salassa pidettäviä tietoja sisältävät liitteet). Kuten lausunnossa on todettu, kaupunginhallituksen kokouksista ei laadita keskustelumuistioita, niitä ei myöskään nauhoiteta ja suljetun kokouksen keskustelut ovat myös oikeuslähteisiin perustuen luottamuksellisia (toimielimen alaisilla viranhaltijoilla on todettu oikeuskirjallisuudessa olevan erityiset velvollisuudet tältä osin). Edellä mainittukin huomioiden ei ole mahdollista osoittaa tai varmuudella sanoa, mitä suljetussa kokouksessa sanatarkasti ja tarkalleen ottaen on sanottu. Käytännössä ja teknisesti on siis mahdotonta toimittaa sellaisia mahdollisia dokumentteja, joita varmuudella voitaisiin jonkun kokouksessa ääneen osoittaa lukeneen (koska ei ole nauhoitteita, ei voida varmistaa, mitä henkilö on sanonut suhteessa johonkin mahdollisesti olemassa olevaan dokumenttiin).

Jo aiemmassa lausunnossa ja edellä todettuun viitaten tiedustelemme kunnioittavasti:

Ulottaako Hämeenlinnan hallinto-oikeus tällä täydennyspyynnöllään ja sen ensimmäisellä kappaleella (”Hämeenlinnan hallinto-oikeus pyytää täydentämään antamaanne lausuntoa hallinto-oikeuden asiassa dnro 1254/2023 ja toimittamaan lausuntopyynnön kohdan 3. mukaiset asiakirjat eli jäljennökset asiakirjoista, joiden salassapitoa ja julkisuutta kyseinen valitusasia koskee (Ylöjärven kaupunginhallituksen varapuheenjohtaja Mika Kotirannalle lähetetty sähköpostiviesti).” pyyntönsä koskemaan yleisesti ottaen hallinto-oikeuden täydennyspyynnöstä ilmenevälle henkilölle lähetettyjä sähköpostiviestejä myös kokouksen pöytäkirjan ulkopuolelle menevältä osaltaan huomioiden myös jo aiemmin todetun mahdottomuuden sanottujen asioiden varmuudella osoittamiseen suhteessa mahdollisesti olemassa oleviin viesteihin?”

Hämeenlinnan hallinto-oikeuden vastaus tiedusteluun on 5.9.2023 ollut seuraava:

”Hämeenlinnan hallinto-oikeus pyytää --------------- Ylöjärven kaupunginhallituksen varapuheenjohtaja ----------------- lähettämää sähköpostiviestiä, jossa on pyydetty sen lukemista ääneen kaupunginhallituksen kokouksessa. Asiakirja pyydetään toimittamaan hallinto-oikeudelle riippumatta siitä, onko kyseistä sähköpostiviestiä luettu ääneen kaupunginhallituksen kokouksessa.”

Oheismateriaali Hämeenlinnan hallinto-oikeuden täydennyspyyntö 29.8.2023

Lisäaikapyyntöä ja tarkentavaa tiedustelua koskevat sähköpostiviestit

Liite Hämeenlinnan hallinto-oikeudelle toimitettava sähköpostiviestiketju

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallituksen suljettujen kokousten kokouskeskusteluihin kantaa ottamatta kaupunginhallitus päättää Hämeenlinnan hallinto-oikeuden täydennyspyyntöön ja hallinto-oikeuden 5.9.2023 antamaan vastaukseen perustuen toimittaa Hämeenlinnan hallinto-oikeudelle liitteenä olevan sähköpostiviestiketjun.

Päätös Hyväksyttiin.
-----

Erja Pelkonen poistui kokouksesta esteellisenä ja varajäsen Inga-Mari Lehti liittyi kokoukseen tämän asian käsittelyn ja päätöksen ajaksi klo 16.03-16.15.

Katja Luojus saapui kokoukseen ja varajäsen Karita Jäppinen poistui kokouksesta tämän asian aikana klo 16.05.