Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 13.01.2025/Pykälä 9

Kaupunginhallitus 13.01.2025 § 9  

532/02.08.00/2024  

Valmistelija: hallintojohtaja Antti Pieviläinen, tietohallintopäällikkö Sanna Silventoinen

Seloste ja perustelut: Kuluneella valtuustokaudella valtuutetuilla on ollut luottamustehtävien hoitamista varten käytössään kaupungin iPad-leasinglaitteet ja dataliittymät. Jatkaminen vastaavalla ratkaisulla myös tulevalla valtuustokaudella olisi perusteltua mm. seuraavista syistä:

• Vaihtoehto on esimerkiksi kannettaviin tietokoneisiin verrattuna selkeästi edullisempi vaihtoehto. Kustannusero valtuustokausitasolla näiden vaihtoehtojen välillä on karkeasti arvioituna noin 100 000 euroa.
• Vaihtoehdossa leasingkustannukset pysyvät jokseenkin nykyisellä tasolla.
• Vaihtoehto on toiminnallisuudeltaan esimerkiksi kannettavien tietokoneiden leasingiin nähden vähemmän työllistävä ja toimintavarmempi niin luottamushenkilöiden kuin kaupunkiorganisaation näkökulmasta tarkastellen.
• Vaihtoehto ei aiheuta työmäärän lisäystä kaupungin jo muutenkin hyvin rajallisiin tietohallinnon resursseihin.
• Saadun palautteen perusteella voidaan kaiken kaikkiaan todeta, että nykyinen laitevalintaratkaisu on ollut onnistunut.
• Toimintamalli ja laite tullee olemaan osalle tulevaa valtuustoa jo entuudestaan tuttu, mikä sujuvoittaa uuden laitteen käyttöönottoa ja omaksumista.
• Kuluneen kauden tapaan hankitaan näppäimistöt, jolloin myös pidempien tekstien tuottaminen on sujuvampaa.

 Ratkaisu, jossa valtuutetut saisivat valita useista eri leasinglaitevaihtoehdoista itselleen mieluisimman vaihtoehdon erilaisine ominaisuuksineen, ei olisi nykyisillä tietohallinnon resursseilla mahdollista hallinnoida. Käytännössä tämä edellyttäisi karkeasti arvioiden puolikkaan henkilötyövuoden lisäystä, jonka kustannus sivukuluineen olisi koko valtuustokauden ajalta noin 125 000 euroa.

 Edellä mainitun tarkastelun perusteella olisi tarkoituksenmukaista, että päätelaiteasiassa jatkettaisiin tulevalla valtuustokaudella nykyisen toimintamallin mukaisesti. Kokonaishallinnoinnin ja käytettävissä olevat henkilöstö- ym. resurssit huomioiden valtuustolle valittavan vaihtoehdon tulisi olla selkeä ja yhdenmukainen ratkaisu, jossa kaikille valtuutetuille tarjottava kaupungin leasinglaitevaihtoehto on sama. Mikäli valtuutettu ei halua kaupungin päätelaitetta käyttöönsä, hänellä on mahdollisuus oman päätelaitteen käyttöön.

 Tulevan valtuustokauden sujuvan käynnistymisen kannalta päätelaitteita koskeva päätös olisi tärkeää tehdä jo alkuvuoden aikana johtuen mm. laitteiden toimitusajoista ja käyttöönottoa edeltävästä työstä. Tällä aikataulutuksella käyttöönotto ja siihen liittyvä perehdytys saataisiin sisällytettyä jo osaksi tulevan valtuuston perehdytystä huhti-toukokuussa. Mikäli asiaa koskeva päätös tehtäisiin tulevan valtuustokauden alettua, siirtyisi laitteiden käyttöönotto syyskaudelle, arviolta syys-lokakuulle.

 Käytäntönä on ollut, että valtuutetut ovat voineet lunastaa heillä käytössä olleen leasinglaitteen. Vastaavan käytännön mukaan esitetään toimittavan tälläkin kertaa. Yksittäinen ehdotus on tullut siitä, että käytännöstä luovuttaisiin ja vanhat iPadit annettaisiin lunastettaviksi ensisijaisesti seuraavan valtuustokauden tuleville varavaltuutetuille sekä lautakuntajäsenille, jotka eivät ole valtuutettuja. Mikäli iPadeja jäisi sen jälkeen yli, voitaisiin lunastusoikeus arpoa esim. edellisen kauden valtuutetuille, jotka olisivat halunneet iPadin lunastaa. Asian läpikäynnin perusteella voidaan todeta, että vaihtoehtoon liittyisi haasteita mm. tietoturvan ja tietosuojan kannalta huomioiden se, että laite on ollut henkilökohtainen. Näin ollen esitetään, että asian osalta jatketaan aiemman menettelyn mukaisesti.

Toimivalta: hallintosääntö 87 §

Lisätietoja päätöksestä: hallintojohtaja Antti Pieviläinen, p. 040 133 1593, tietohallintopäällikkö Sanna Silventoinen, p. 050 5542 492, sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@ylojarvi.fi

Esittelijä: Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus: Kaupunginhallitus päättää, että

1. tuleville kaupunginvaltuutetuille tilataan kaupungin luottamustehtävien hoitamista varten Apple iPad 10. sukupolven wifi+5G -malli 256 Gt-muistilla ja 10,9"-näytöllä -leasinglaitteet ja dataliittymät näppäimistöllä. 

2. Nykyisillä kaupunginvaltuutetuilla on mahdollisuus lunastaa käytössä ollut laitteensa valtuustokauden päättyessä. Tietohallinto toimittaa valtuutetuille tarkemmat tiedot ja ohjeet lunastushinnasta sekä muista lunastamiseen liittyvistä asioista.

Päätös: Hyväksyttiin.