Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 17.06.2024/Pykälä 186

Kaupunginhallitus 17.06.2024 § 186  

605/00.01.01/2021  

Valmistelija: hallintojohtaja Antti Pieviläinen

Seloste ja perustelut: Kehyskuntien hankintaohje

 Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy on laatinut omistajakunnilleen (Kangasala, Lempäälä, Nokia, Orivesi, Pirkkala, Vesilahti ja Ylöjärvi) hyväksyttäväksi ja käyttöönotettavaksi yhteisen kehyskuntien hankintaohjeen. Kehyskunnat tekevät paljon yhteistyötä hankinnoissa (mm. KuHan toiminta) ja siksi on tehokasta ja järkevää, että kunnilla on käytössään yhteinen hankintaohjeistus.

 Hankintaohjeen tausta ja uudistustarve

 Kehyskunnilla on ollut käytössään myös aiemmat versiot KuHan laatimista hankintaohjeista (hyväksynnät 2018, 2012 ja 2007). Edellisen ohjeversion (2018) jälkeen lakiin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (hankintalaki) ei ole tullut merkittäviä muutoksia, mutta kuntien toimintaympäristö on muuttunut mm. hyvinvointialueuudistuksen myötä. Aiemman ohjeen ollessa jo yli 5 vuoden ikäinen, on myös ohjeen käyttäjiltä tullut toiveita ohjeen päivittämisestä nykyhetkeen. Syksyllä 2023 Valtionvarainministeriö julkaisi Julkisten hankintojen käsikirjan, joka toimii kattavana oppaana julkisiin hankintoihin. Näistä syistä KuHa on nyt tehnyt uuden version kehyskuntien hankintaohjeesta.

 Ohjeen uudistusprosessin kulku

 Ohjetta uudistettaessa kysyttiin kunnista käyttäjäkokemuksia ja toiveita uudistettavalle ohjeelle. Ohjeen sisällön luonnosversioita käsiteltiin yhdessä kuntien hallintojohtajien kanssa alkuvuodesta 2024. Tämän jälkeen ohjeluonnos on ollut kommentoitavana kuntien johtoryhmissä. Näiden lisäksi Pirkanmaan Yrittäjät ovat kommentoineet ohjeluonnosta, erityisesti yrittäjien ja paikallisuuden huomioimisen näkökulmista. Ohjeluonnokseen saatiin kommentit myös Ylöjärven kaupungin, Ylöjärven Yrityspalvelut Oy:n ja yrittäjäyhdistysten toteuttaman yritysvaikutusten arviointiprosessin kautta. Ohjeen valmistelussa on pyritty huomioimaan kaikki saadut kommentit, mutta kuitenkin samalla varmistettu, että ohje pysyy sopivan tiiviinä, käytännön työkaluna hankintoja tekeville.

 Ohjeen sisältö ja keskeisimmät muutokset

 Hankintaohjeen taustana on hankintalaki ja Julkisten hankintojen käsikirja 2023.

 Hankintalain pysyessä ennallaan, ei hankintalain kynnysarvojen ylittävien hankintojen ohjeistukseen ole tehty merkittäviä muutoksia. Ohjeesta on kuitenkin näiltäkin osin pyritty tekemään aiempaa kattavampi, selkeämpi ja helppokäyttöisempi. Samalla ohjeesta on poistettu vain sote-hankintoja koskevia kohtia, koska ne eivät enää ole relevantteja ohjeen käyttäjille.

 Hankintalain kynnysarvojen alle jääviä hankintoja, eli pienhankintoja, ei laki säätele, vaan niissä keskeinen rooli on organisaatioiden omalla ohjeistuksella. Uudistetussa kehyskuntien hankintaohjeessa pienhankinnat suositellaan tehtävän kilpailuttaen avoimella tai rajoitetulla menettelyllä. Kaikista kilpailutetuista hankinnoista (arvosta riippumatta) tulee tehdä perusteltu kirjallinen hankintapäätös. Alle 15 000 euron hankinnat voidaan myös tehdä hintatiedustelulla, jolloin hankinnan lopputulos voidaan antaa kirjallisesti tiedoksi vapaamuotoisemmin. Hankintapäätösten tekemisessä pienhankinnoissa voi olla kuntakohtaisia eroja, mutta yhteinen ohje mahdollistaa nämä erot.

 Ohjeeseen on lisätty omat kohtansa mm. valmiiden sopimusten käyttämiselle, hankintapäätöksille, hankintasopimukselle ja sopimuskaudelle sekä asiakirjajulkisuudelle. Näin ollen ohje kattaa aiempaa paremmin myös kilpailutuksen jälkeen tapahtuvat hankinnan vaiheet.

 Ohjeen hyväksyntä

 Kaupunginhallitus hyväksyy käyttöön Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n laatiman Kehyskuntien hankintaohjeen. Kunnan/kaupungin tytäryhtiöt noudattavat hankintaohjetta kuntien linjausten mukaisesti.

 Samalla esitetään, että Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy oikeutetaan tarvittaessa päivittämään ja ylläpitämään kehyskuntien hankintaohjetta.

Toimivalta: hallintosääntö 87 §

Lisätietoja päätöksestä: hallintojohtaja Antti Pieviläinen, p. 040 133 1593, etunimi.sukunimi@ylojarvi.fi

Liite: Kehyskuntien hankintaohje

Esittelijä: Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus: Kaupunginhallitus päättää

1. hyväksyä tämän pykälän liitteenä olevan kehyskuntien hankintaohjeen 2024 kaupungin hankintaohjeeksi,

2. että ohjetta noudatetaan sen hyväksymisestä lukien kaupungin hankinnoissa ja soveltuvin osin kaupunkikonserniin kuuluvissa tytäryhtiöissä, joiden on kilpailutettava hankintansa hankintalain mukaisesti ja

3. oikeuttaa Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n tarvittaessa päivittämään ja ylläpitämään kehyskuntien hankintaohjetta.

Päätös: Hyväksyttiin.