Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 19.02.2024/Pykälä 53

Kaupunginhallitus 19.02.2024 § 53  

97/07.01.03/2024  

Kansallisarkisto tarjoaa sähköisen arkistoinnin ja pitkäaikaissäilyttämisen palvelua. Palvelu on tarkoitettu arkistolain nojalla arkistoitavaksi määrätyn digitaalisen aineiston arkistointiin.

Sähköisen arkistoinnin palvelu on aiemmin tarkoitettu valtionhallinnon organisaatioille (jatkossa ”Siirtäjä”), jotka ovat sopineet palvelun käytöstä Kansallisarkiston kanssa. Siirtäjä sopii palvelun kanssa tarkemmin siirrettävästä digitaalisesta aineistosta ja siirron yksityiskohdista. Kansallisarkisto on asettanut projektin Sähköisen arkistoinnin palvelun laajentamiseksi koko julkishallintoon. Projektin tavoitteena on kehittää palvelua ja sen prosesseja siten, että ne vastaavat laajentuneen asiakaskunnan tarpeita tuotantokäytön alkaessa. Laajentamisprojektin yhteydessä kehitetään Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelukokonaisuutta, joka nykyisellään tarjoaa valtionhallinnolle ratkaisun tietoaineistojen sähköiseen arkistointiin. Kansallisarkiston suunnitelman mukaan syksyllä 2023 mahdollistetaan muun julkishallinnon aineistojen siirtäminen palvelun verkkosivujen käyttöliittymän kautta. Vuoden 2024 aikana palvelupalettia laajennetaan siten, että mahdollistetaan aineiston siirto myös rajapinnan kautta. Rajapinnan toteutuksessa käytetään Suomi.fi-palveluväylää. Vuosina 2024–2025 avataan jakelurajapinnat rajoitetulle ja rajoittamattomalle aineistolle.

Ennen kuin Sähköisen arkistoinnin palvelu avataan koko julkishallinnon käyttöön vuonna 2025, pilotoidaan palvelua erikseen valittujen pilottisiirtäjien kanssa. Pilotoinnin tavoitteena on saada kuva kuntien ja muun julkishallinnon valmiuksista ja kyvykkyyksistä siirtää aineistoa Sähköisen arkistoinnin palveluun. Samalla kerätään palautetta Kansallisarkiston ohjeistuksen ja prosessien soveltuvuudesta laajentuvan asiakaskunnan tarpeisiin.

Pilotit ovat käynnistyneet syksyllä 2023, ja pyrkimyksenä on saada pilottisiirrot toteutettua vuoden 2024 loppuun mennessä. Tällä hetkellä valittuja pilottiorganisaatioita on kymmenen: kahdeksan kuntaa / kaupunkia (Kangasniemen kunta, Lahden kaupunki, Laihian kunta, Merikarvian kunta, Nurmeksen kaupunki, Sipoon kunta, Toivakan kunta, Vaasan kaupunki), yksi korkeakoulu ja eduskunta. Pilottiorganisaatiot valittiin siten, että kokoonpanossa on kooltaan ja lähtökodiltaan mahdollisimman erilaisia organisaatiota, lähdejärjestelmiä ja aineistoja.

Ylöjärven kaupunki ja Kansallisarkisto ovat käynnistäneet neuvottelut syksyllä 2023 Ylöjärven kaupungin pääsemiseksi mukaan kansalliseen pilottiin. Neuvottelut ovat edenneet alkuvuonna siten, että pilottiin mukaan pääsemistä edellyttävä sopimus on nyt hyväksyttävissä. Ylöjärven osalta pilotti kohdistuu ennen kaikkea varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettäviin sähköisiin tietoaineistoihin ja se ajoittuu hyvin suhteessa käynnissä olevaan eVaka-uudistukseen. Nyt hyväksyttävänä oleva sopimus on ns. organisaatiotasoinen yleissopimus. Kustakin tietoaineistosiirrosta laaditaan lisäksi tarkemmat suunnitelmat ja riskiarvioinnit.

Liite Digitaalisessa muodossa olevan tietoaineiston siirtoa, säilyttämistä ja arkistointia koskeva sopimus

Linkki: Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelun esittelyvideo: https://www.youtube.com/watch?v=_oTkYwLDbvQ

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää hyväksyä liitteenä olevan sopimuksen.

Päätös Hyväksyttiin sillä esittelijän lisäyksellä, että oikeutetaan kaupunginjohtaja tekemään teknisluontoisia korjauksia.